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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
- OBJETIVO
Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, donde La Academia Citogim, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.
- INTRODUCCIÓN
La Academia Citogim, a partir de su programa de entrenamiento, brinda las herramientas necesarias para realizar un estudio completo de del practicante desde diferentes esferas, con el fin de contemplar un panorama personal holístico, que permita establecer criterio para el autoconocimiento profundo y de esa manera integrar el entrenamiento propuesto como técnica y estrategia apropiada, en búsqueda de la expresión del máximo potencial personal en cada una de las actividades.
En ese sentido, para lograr el objetivo principal del mejoramiento integral del ser humano, es necesario recopilar una serie de datos sensibles de los practicantes para su evolución.
- PRESENTACIÓN
Con el propósito de garantizar la protección y buen manejo de los datos personales a los que da tratamiento y poner en conocimiento a sus titulares acerca de los derechos, procedimientos y finalidad a las que se someten; la Academia Citogim, hace pública esta política de tratamiento de datos personales, conforme lo dispuesto en la normatividad asociada a la Protección de Datos Personales.
- IDENTIFICACIÓN
La Academia Citogim se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de los servicios que se soliciten o presten con la Academia, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de La Academia será la Cl. 1 Sur #43C-161, interior xxx en la ciudad de Medellín, teléfono: 300695336, correo electrónico: academiacitogim@gmail.com.co y página https://www.kungfucitogim.com/
- MARCO LEGAL
Las normas que desarrollan los preceptos aplicables a este documento son:
- Constitución Política de Colombia (Art. 15). Leyes 1266/08 y 1581/12
Decretos 1727/09, 2852/10, 1377/13 y 1047/15.
- GLOSARIO
Con el fin de facilitar la lectura de la presente política se presenta este glosario, así:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Alumno: Constituyen alumnos de La Academia todas aquellas personas inscritas o no, que contraten o reciban instrucción y /o asesorías complementarias.
- Colaborador: Mediante este término agrupamos a las personas que desempeñan funciones para La Academia, sin referencia al esquema de contratación (directa o en misión) ni a la sociedad que los vincula.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Aquel dato de carácter personal que pueda revelar aspectos como el origen racial o étnico, las opiniones políticas o las convicciones religiosas o filosóficas; así como datos relativos a la salud o a la sexualidad y los datos biométricos, (huella digital, audio, video y/o fotografía).
- Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Política de Protección de Datos Personales: Corresponde al documento en que se desarrolla las normas internas para el tratamiento de datos personales, procurando garantizar el respeto de los derechos de los titulares, con base en la normatividad aplicable.
- Aspirante: Persona natural que no encaja en la definición de alumno, pero que ha manifestado su interés en contratar los servicios de La Academia directamente o través de terceros.
- Proveedor: Corresponde a toda persona que provea insumos y/o servicios, sin importar si la relación se encuentra documentada vía contrato. Este término aplica para los empleados o personas vinculadas con el tercero referido.
- Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que determina el tratamiento de los datos personales y las medidas de seguridad aplicables a sus bases de datos.
- Transferencia: Todo envío de datos personales a un receptor que funge como responsable del tratamiento.
- Transmisión: Todo envío de datos personales a un encargado para la realización de un tratamiento específico por cuenta del Responsable.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Visitante: Toda persona natural, que ingresa a las instalaciones de La Academia.
- TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Academia Citogim, adelanta actividades de tratamiento de los datos personales de sus alumnos, aspirantes, proveedores, contratistas, colaboradores y visitantes, con el propósito de ejecutar cabalmente el objeto social del contrato que corresponda.
Finalidad del tratamiento de datos personales de alumnos y aspirantes:
Las actividades inherentes al cumplimiento de los contratos de servicios de entrenamiento y asesoría, que suscriben nuestros alumnos incluyen: control de ingreso, evaluación médico-deportiva, caracterización fisiognómica y morfológica, elaboración de programas de entrenamiento, actualización de novedades (logros y dificultades) en la hoja de vida del alumno.
Ahora bien, además de las actividades de tratamiento inherentes, anteriormente descritas, los datos personales de alumnos y aspirantes, podrán ser utilizados para:
- Enviar información relacionada con novedades, lanzamientos promociones y actividades de mercadeo relacionadas con los productos y servicios.
- Ofrecer servicios complementarios de salud.
- Informar sobre cambios de precios y servicios;
- Informar directamente sobre alianzas y promociones de terceros.
- Evaluar la calidad de nuestro servicio, y realizar estudios de mercadeo asociados a la preferencia por nuestros productos.
- Transferir o transmitir datos personales, para el envío de información comercial de los productos y/o servicios comercializados por la Academia.
Finalidad del tratamiento de datos personales de contratistas y proveedores:
En cuanto a los datos de contratistas y proveedores, además de ser tratados con la finalidad de atender las obligaciones que emanen de los contratos correspondientes, los mismos serán tratados para efecto de verificar referencias, evaluar su desempeño, así como efectuar análisis estadísticos.
Finalidad del tratamiento de datos personales de colaboradores:
Frente a los contratos de los colaboradores, se considera que dentro de las actividades necesarias para el cumplimiento de su objeto se incluyen el tratamiento de datos financieros para efectos del pago y las obligaciones de seguridad social, así como inclusión en el programa de beneficios de la compañía, las evaluaciones de desempeño y programas de capacitación entre otros.
Finalidad del tratamiento de datos personales de visitantes:
Dentro del esquema de seguridad y control de acceso, toda persona natural que requiera ingresar en las instalaciones, deberá identificarse en recepción, en donde serán capturados algunos datos personales con el propósito exclusivo de autorizar su ingreso y contar con un registro del mismo.
8. DATOS PERSONALES DE CARÁCTER ESPECIAL
Tratamiento de datos sensibles.
La Academia Citogim en la actualidad accede a información relativa a la salud y a información biométrica de sus alumnos, aspirantes, proveedores, contratistas, colaboradores y visitantes; la cual se cataloga como información personal de carácter sensible y por tanto su tratamiento se adelanta bajo las siguientes premisas:
- Información relativa a la salud de los clientes.Esta información es tratada con la finalidad de sugerir programas de entrenamiento, controlar avances y resultados, identificar riesgos por actividad física, así como contar con información suficiente en caso de urgencia médica y/o primeros auxilios.La recolección y tratamiento requiere autorización por escrito del titular
- Información biométrica (huella digital, audio, video y/o fotografía). Esta información es tratada con la finalidad de contar con un esquema de seguridad que permita facilitar el acceso de los usuarios, identificar plenamente las de video vigilancia, la seguridad de los bienes de la Academia, sus clientes proveedores y visitantes. Igualmente, esta información es tratada para efectos de transmisión de clases en vivo o pregrabadas que se carguen en las plataformas destinadas para ello. La recolección y tratamiento será opcional y requiere autorización por escrito del titular, con excepción de la información que se obtiene por el esquema de video vigilancia, para el cual bastará un aviso de privacidad ubicado en las instalaciones de las sedes, que informe a los asistentes la presencia y finalidad de las cámaras.
- Tratamiento de datos de Menores de Edad.
El portafolio de servicios de La Academia Citogim, contiene servicios dirigidos a niños, niñas y adolescentes, por tanto, La Academia Citogim adelanta actividades de tratamiento de información de esta población con la finalidad exclusiva de prestar los servicios relacionados.
El tratamiento de datos personales de esta población solamente será adelantado con autorización expresa e informada de uno de los padres o representantes del menor y debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
La autorización de tratamiento de datos personales de menores de edad será opcional y deberá ser diligenciada por su representante legal al momento de la firma del contrato de prestación del servicio correspondiente.
- DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
Conforme lo dispuesto en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene derecho a autorizar o revocar el tratamiento de su información, así como a conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales de los que es titular o tiene representación.
Autorización de tratamiento:
La autorización para el tratamiento solicitado, atenderá los presupuestos que desarrolla el principio de libertad y/o consentimiento; esto implica que los medios dispuestos para recolectar datos personales, serán legítimos y honestos.
- Autorización por medio no escrito.
En principio, la autorización será obtenida por medio escrito, sin embargo, se contempla su recepción a través de actos inequívocos y/o en forma verbal, para ello es necesario contar con los medios de prueba suficientes que permitan evidenciar el cumplimiento de los preceptos de esta política.
- Transmisión de clases en vivo o pregrabadas.
La Academia, a través de las plataformas que se tengan para el efecto, puede transmitir clases en vivo o pregrabadas, con el fin de extender las clases impartidas a personas que por cualquier razón no puedan participar personalmente de ellas. Antes de empezar la clase, el instructor indicará si se trata de las que tienen este carácter, y si es del caso indicar los lugares que no entran al plano de la grabación.
- Cámaras de video vigilancia.
La Academia, cuenta con un esquema de seguridad que contempla el uso de cámaras de video vigilancia en cada una de sus sedes, con la finalidad de monitorear la seguridad de sus bienes, así como la seguridad de sus clientes, proveedores y visitantes.
Para ello La Academia tiene un centro de comando ubicado en la sede, a la cual solo puede acceder personal autorizado para la evaluación de evidencias.
Todos los recintos monitoreados, cuentan con un aviso de privacidad que informa sobre la actividad adelantada, por tanto, al acceder a ellos, el titular autoriza inequívocamente a La Academia, para tratar la información asociada.
Revocar la autorización:
El titular tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Al efecto, esta revocatoria podrá ser parcial.
La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento basado en el consentimiento otorgado previamente.
Conocer los datos:
El titular en cualquier momento podrá consultar si sus datos personales o aquellos que representa, se encuentran almacenados en las bases de datos de la Academia, asimismo, podrá consultar sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Rectificación y actualización de datos:
El titular tiene derecho a solicitar a La Academia, la actualización y/o rectificación de la información incompleta o inexacta de los datos personales propios o aquellos que represente. La Acaemia actualizará y/o rectificará la información, en los tiempos previstos en el aparte de Procedimientos, que se encuentra más adelante el esta Política.
A efectos de adelantar correctamente este trámite, el titular debe informar claramente, la corrección que requiere, aportando los documentos necesarios para este fin.
Supresión de datos:
La Academia Citogim se encuentra obligado a atender las solicitudes de suprimir y/o eliminar sus datos personales o aquellos que represente cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Academia Citogim.
Este derecho no es absoluto por tanto La Academia Citogim puede informar su negativa a atender la solicitud en los siguientes eventos:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- OFICIAL DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
La Academia Citogim designa al funcionario asistente administrativo, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes de los titulares, tramitándolas en los términos, plazos y condiciones definidos en esta política.
Datos de contacto:
Correo electrónico
Teléfono.
- PROCEDIMIENTOS
El titular o representante de datos personales, podrá en cualquier momento elevar consultas y/o reclamaciones a La Academia Citogim, quien estará obligado a dar respuesta en un término que no podrá superar los diez (10) días hábiles para las consultas ni quince (15) días hábiles para las reclamaciones.
En caso que la comunicación resultare incompleta, antes del cumplimiento del término señalado, La Academia Citogim contactará al titular, solicitando la información necesaria para atender la comunicación, una vez reciba respuesta con la totalidad de la información requerida, estará obligado a contestar la solicitud en un término que no podrá superar los cinco (5) días hábiles.
- ARCHIVO
A efectos de conservar las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de datos personales, así como el archivo físico y lógico de la información objeto de esta política, La Academia Citogim establecerá mediante carpetas documentales la conservación de los datos.
Sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales; la información de carácter personal objeto de tratamiento por parte de La Academia Citogim, podrá ser conservada hasta por un tiempo máximo de diez (10) años contados a partir de la fecha de terminación de contrato para alumnos, colaboradores y contratistas y de 10 meses para interesados y visitantes.
En este sentido, La Academia Citogim podrá contratar un tercero que se encargue de conservar los archivos físicos o repositorios electrónicos que determine, cuya entrega será en calidad de depósito y no se otorgará acceso a la información, por tanto, esta actividad en sí misma no constituye transferencia ni transmisión de los datos.
- VIGENCIA
Esta política rige a partir del (xx) de xx de 2022 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar en La Academia Citogim.